#Recrutement - Assistant administratif

Contexte 

Syndicat mixte créé à la suite de la marée noire de l’Amoco Cadiz en 1978 pour fédérer l’action en justice des collectivités, Vigipol ne cesse d’évoluer pour s’adapter aux risques de pollution maritime, aux enjeux de préservation des territoires et aux besoins des collectivités littorales.  

Il rassemble aujourd’hui près de 150 communes, EPCI, départements et région. Risque à fréquence faible mais à gravité forte, les pollutions maritimes requièrent anticipation, préparation et réactivité.  

À cet effet, Vigipol mutualise les expériences, défend les intérêts des collectivités littorales et leur apporte son expertise au moment où elles en ont besoin, avant, pendant et après la pollution.  

Vigipol est une petite collectivité composée aujourd’hui de 4 agents : 1 Directrice, 2 Chargées de mission et 1 Juriste maritime. Vous viendrez renforcer cette équipe sur les aspects administratifs pour garantir le bon fonctionnement du Syndicat mixte 

Description du poste 

Suite à une vacance de poste (mutation vers une autre collectivité), vous interviendrez sur la partie secrétariat, comptabilité courante et ressources humaines. Vous participerez également au fonctionnement du Syndicat mixte en assurant les relations avec les adhérents et en aidant à l’organisation des instances. 

Assurer le secrétariat du Syndicat mixte et la comptabilité courante (70 %) 

Secrétariat 

• Secrétariat général : accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et du parapheur, préparation des réunions et activités 

• Relations avec les adhérents : participation à la préparation et à la tenue des comités syndicaux et réunions de Bureau (envoi des convocations, relance téléphonique, aspects logistiques, etc.) 
• Archivage : classement physique et numérique des données et documents du Syndicat mixte 
• Gestion des stocks : fournitures administratives et supports de communication  
• En cas de pollution maritime : tenue de la main courante et gestion des aspects logistiques, participation aux formations internes, exercices relatifs à la gestion de crise et retour d’expérience 

Comptabilité  

• Gestion de la comptabilité courante : paiement des factures, encaissement des recettes, gestion des frais de missions et déplacements, régie d’avances, remontées de dépenses de subvention, etc. 
• Gestion des paies : préparation des paies et contrôle du calcul du traitement des agents (Prestation Paies à façon assurée par le CDG22), mandatement, réalisation des déclarations sociales et fiscales, vérification des bulletins de paie 
• Gestion des contrats : prestataires (informatique, bureautique, ménage, véhicules, etc.), documentation (abonnements, achat d’ouvrage, etc.) 

Ressources humaines  

• Veille réglementaire 
• Gestion des congés 
• Gestion du temps de travail et des absences des agents (comptes épargne temps, arrêts, vérification des 1607 heures, etc.)  
• Suivi des carrières des agents (convocations aux entretiens annuels, compte-rendu et archivage, transmission au CDG, élaboration des arrêtés, évolution des fiches de poste, etc.) 

Participer au fonctionnement du Syndicat mixte (30 %) 

Gouvernance  

• Relations avec les adhérents : procédure d’adhésion, délibérations, désignation des délégués et référents, suivi des cotisations, etc. 
• Soutien à l’organisation des instances (Bureau et Comité syndical) : préparation (rédaction des convocations, envoi des invitations), logistique (gestion des salles et des traiteurs, etc.), et suites (rédaction des comptes-rendus, des délibérations, etc.) 

Relations avec le Président 

• Planification de réunions, relation avec la secrétaire de mairie du Président, préparation logistique des réunions 

Profil recherché 

2 à 3 ans minimum sur ce type de poste : 

• Connaissance de la fonction publique territoriale 
• Maîtrise des règles de comptabilité publique (M57) et du logiciel de comptabilité (Berger-Levrault) ainsi que des procédures comptables dématérialisées 
• Connaissance des procédures RH 
• Polyvalence 
• Autonomie (seul agent en charge des affaires administratives) 
• Rigueur 
• Avoir de bonnes qualités relationnelles 
• Capacité à travailler seul (seulement deux autres agents au siège amenés à se déplacer régulièrement et une partie de l’équipe exerce depuis l’antenne de Vigipol située à Etel) 

Cadre de l’emploi proposé 

• Type d’emploi : Emploi permanent 
• Temps de travail : Complet 
• Durée : 39h00 
• Poste à pourvoir le : dès que possible 
• Date limite de candidature : le 20.12.2023 
• Cadre d’emploi : Catégorie C. Ouvert aux emplois contractuels. 

Dépôt des candidatures 

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser au Président de Vigipol par voie électronique à l’adresse : vigipol@vigipol.org